contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Penggunaannya

Surat resmi sekolah, atau surat dinas sekolahadalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan, seperti sekolah dasar (SD), sekolah menengah pertama (SMP), sekolah menengah atas (SMA), sekolah menengah kejuruan (SMK), dan perguruan tinggi, untuk keperluan formal dan resmi. Surat ini mencerminkan identitas dan otoritas sekolah, sehingga penulisannya harus mengikuti standar baku dan etika korespondensi yang baik.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Resmi Sekolah:

Setiap surat resmi sekolah harus mengandung elemen-elemen berikut untuk memastikan keabsahan dan kejelasan informasi:

1. Kop Surat (Kop Surat): Kop surat berisi identitas sekolah, termasuk:

   • Nama Sekolah: Ditulis dengan huruf kapital dan bold, biasanya ditempatkan di bagian tengah atas.
   • Alamat Sekolah: Alamat lengkap sekolah, termasuk jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, dan kode pos.
   • Nomor Telepon: Nomor telepon sekolah yang aktif.
   • Alamat Email: Alamat email resmi sekolah.
   • Logo Sekolah: Logo sekolah ditempatkan di sisi kiri atau kanan kop surat.
   • Website (Opsional): Alamat website sekolah jika ada.

2. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik surat tersebut dalam sistem pengarsipan sekolah. Format nomor surat bervariasi, tetapi umumnya mencakup kode sekolah, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contoh: 001/SMA-ABC/X/2024 (001 = Nomor Urut, SMA-ABC = Kode Sekolah, X = Bulan Oktober, 2024 = Tahun).

3. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Ditulis lengkap dengan format: [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: 27 Oktober 2024.

4. Perihal/Hal: Perihal surat menjelaskan inti atau tujuan utama dari surat tersebut secara singkat dan jelas. Contoh: Perihal: Pemberitahuan Libur Semester.

5. Lampiran (Jika Ada): Jika surat disertai dokumen tambahan, sebutkan jumlah lampiran. Contoh: Lampiran: 2 (dua) lembar.

6. Alamat Tujuan Surat: Alamat tujuan surat menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus jelas dan lengkap. Contoh:

   • Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
   • Kelas X MIA 1
   • SMA Negeri 1 Jakarta

7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk memulai surat dengan sopan. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Diakhiri dengan tanda koma (,).

8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian terpenting yang menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, jelas, lugas, dan mudah dipahami. Struktur isi surat umumnya terdiri dari:

   • Paragraf Pembuka: Menyatakan maksud dan tujuan surat secara umum.
   • Paragraf Isi: Menjelaskan detail informasi yang ingin disampaikan, termasuk latar belakang, penjelasan, data, dan instruksi (jika ada).
   • Paragraf Penutup: Menyampaikan harapan, ucapan terima kasih, atau ajakan untuk tindakan selanjutnya.

9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.” (jika ditujukan kepada umat Muslim). Diakhiri dengan tanda koma (,).

10. Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat yang berwenang, seperti Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, atau staf administrasi yang ditunjuk. Tanda tangan membuktikan keabsahan surat.

11. Nama Lengkap dan Departemen: Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat, ditulis di bawah tanda tangan, didampingi departemennya. Contoh:

    • [Tanda Tangan]
    • Dr. Dan Salim, M.Pd.
    • Kepala Sekolah

12. Stempel Sekolah: Stempel sekolah ditempatkan di samping tanda tangan, menutupi sebagian tanda tangan dan nama pejabat. Stempel berfungsi sebagai penguat keabsahan surat.

13. Tembusan (Jika Ada): Tembusan menunjukkan kepada siapa saja surat tersebut didistribusikan selain penerima utama. Contoh: Tembusan:

    • 1. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta
    • 2. Komite Sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah (Pemberitahuan Kegiatan Ekstrakurikuler):

[KOP SURAT SMA NEGERI 1 JAKARTA]

(Nama Sekolah)
Jl. Budi Utomo No. 7 Jakarta Pusat 10710
Telp. (021) 3847777, Email: [email protected], Website: www.sman1jakarta.sch.id

Nomor: 015/SMA-JAK/X/2024
27 Oktober 2024
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Ekstrakurikuler

Lampiran:-

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas X, XI, dan XII
SMA Negeri 1 Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program pengembangan diri siswa, SMA Negeri 1 Jakarta akan menyelenggarakan kegiatan ekstrakurikuler yang akan dimulai pada tanggal 10 November 2024. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan minat dan bakat siswa di berbagai bidang.

Adapun pilihan kegiatan ekstrakurikuler yang tersedia adalah sebagai berikut:

1. Pramuka
2. Paskibra
3. Palang Merah Remaja (PMR)
4. Karya Ilmiah Remaja (KIR)
5. Olahraga (Basket, Futsal, Voli, Badminton)
6. Seni (Musik, Tari, Teater)

Pendaftaran kegiatan ekstrakurikuler dapat dilakukan secara online melalui website sekolah mulai tanggal 1 November 2024 sampai dengan 7 November 2024. Informasi lebih lanjut mengenai jadwal dan persyaratan pendaftaran dapat diakses di website sekolah.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat mendukung dan mendorong putra/putri Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan ekstrakurikuler ini.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Dra. Maria Susanti, M.Pd.
Kepala Sekolah

[Stempel Sekolah]

Tembusan:

1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
2. Guru BK

Contoh Surat Resmi Sekolah (Permohonan Izin Menggunakan Fasilitas Sekolah):

[KOP SURAT OSIS SMA NEGERI 2 BANDUNG]

(Nama Organisasi Siswa Intra Sekolah)
SMA Negeri 2 Bandung
Jl. Cihampelas No. 173 Bandung 40131
Telp. (022) 4232555, Email: [email protected]

Nomor: 005/OSIS/XI/2024
30 Oktober 2024
Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Aula Sekolah

Lampiran: 1 (satu) proposal kegiatan

Yth. Bapak Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah SMA Negeri 2 Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan “Gebyar Seni dan Budaya” yang diselenggarakan oleh OSIS SMA Negeri 2 Bandung, kami bermaksud memohon izin untuk menggunakan aula sekolah sebagai tempat pelaksanaan kegiatan tersebut.

Kegiatan “Gebyar Seni dan Budaya” akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 16 November 2024
Waktu: 08.00 – 17.00 WIB
Tempat: Aula SMA Negeri 2 Bandung

Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan yang berisi rincian acara dan susunan panitia.

Besar harapan kami agar Bapak dapat memberikan izin penggunaan aula sekolah untuk kelancaran kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Rina Andini
Ketua OSIS

[Tanda Tangan]

Faisal Rahman
Sekretaris OSIS

[Stempel OSIS (Jika Ada, Jika Tidak, Stempel Sekolah)]

Menyetujui,

[Tanda Tangan]

Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah

[Stempel Sekolah]

Pentingnya Ketelitian dalam Penulisan:

Penulisan surat resmi sekolah memerlukan ketelitian dan perhatian terhadap detail. Kesalahan dalam penulisan dapat mengurangi kredibilitas sekolah dan menimbulkan kesalahpahaman. Pastikan untuk memeriksa kembali surat sebelum dikirimkan, termasuk tata bahasa, ejaan, dan format penulisan. Gunakan kamus dan pedoman tata bahasa Indonesia (PUE